LA HOJA DE CALCULO

Excel es un programa creado por la empresa de Microsoft para manejar las hojas de calculo, es usado constante menente para tareas financieras y administrativas.

En un principio Microsoft Excel lo llamaban "Multiplan" perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985. Microsoft empujó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años.

Paquete de Microsoft Office Excel 2003

• En el año 1987 Excel 2.0.
• En el año 1990 Excel 3.0.
• En el año 1992 Excel 4.0.
• En el año 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
• En el año 1995 Excel 7.0 (Office ‘95).
• En el año 1997 Excel 8.0 (Office ‘97).
• En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000).        
• En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP).
• En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003).
• En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
• En el año 2010 Excel 14.0 (Office 2010).

 Es un procesador de texto que sirve para áreas como matemática, computación, economía, etc. Contiene 65,000 lineas, 256 hajas y 265 columnas. La función es realizar cálculos complejos de maneras mas allá de las matemáticas ordinarias y expresar el resultado en forma simple y analítica ademas de su gran capacidad para establecer un orden de los datos al gusto y deseo del usuario. Este software es muy util y actualmente se a vuelto una herramienta basica, tanto para contadores y administradores, como para tecnicos y otras ramas del calculo y organizacion.

Microsoft Office Excel es una herramienta muy eficaz y ampliamente usada que ayuda a los usuarios a analizar información para tomar decisiones con más fundamentos.

Sus beneficios y utilidades son:

1. Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de cálculo significativamente ampliadas
2. Usar el motor de gráficos totalmente rediseñado de Office Excel para comunicar los análisis en gráficos de aspecto profesiona
3. Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas
4. Crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinámicas fácilmente
5. “Ver” tendencias importantes y buscar excepciones en los datos
6. La Ayuda garantiza al usuario y a la organización trabajar con la información empresarial más actual
7. Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de archivos dañados a la vez 

Microsoft Office Excel es un progama de muchos beneficios y facilidades, actualmente es utilizado desde los despachos de licenciados contadores, hasta las listas de asistencia de los profesores, es dificil pensar realizar un trabajo administrativo o matematico, sin usar Excel ya que se a vuelto una herramienta de gran importancia. Para una hoja de calculo, Excel es tu mejor opcion.

Logotipo de Microsoft Office Excel

Metodos de Acceso a Microsoft Excel

Y ¿como entro?

Excisten 3 maneras de accesar a Windows Excel y las 3 se pueden usar al gusto o preferencia de usuario ya sea las rutas mas largas o las rutas mas cortas:

1.- Una de las maneras de accesar a Windows Excel es por la ruta larga: en la barra de herramientas se abre el menú "inicio" seguido de abrir del menú "todos los programas" inmediatamente se busca la carpeta "Microsoft Office" en ella se encuentra el archivo de la hoja de calculo "Microsoft Office Excel" dejando una ruta como esta: 

Inicio> Todos los Programas>Microsoft Office>Microsoft Office Excel (imagen 1.0)

1.0 Ruta para accesar a Microsoft Office Excel

2.- otra manera que se puede utilizar es de mayor comodidad, esta forma requiere localizar un acceso directo en el escritorio de Microsoft Office Excel, si no se tiene se puede crear, realizando los pasos anteriores, a excepcion de que en vez de abrir el programa, se le de click derecho y seleccionar la opcion "copiar", seguido de posar el mouse sobre el escritorio y hacer click derecho, y seleccionar "pegar acceso directo" para en un futuro poder accesar con un simple click (imagen 1.1).

1.1 Acceso Directo a Microsoft Office Excel

3.- La tercer manera de entrar al programa de Windows Excel es un poco mas complicada que la enterior, una vez situado sobre el escritorios se presionan las siguientes teclas: tecla "inicio" (imagen 1.2) seguido de la tecla "R" quedando de esta manera: "Inicio" + "R" una vez abierto el programa para ejecutar,(imagen 1.3) escribimos la palabra "excel" y acontinuacion abrira una nueva hoja de calculo Excel.

 

1.2 Tecla "Inicio"

1.3 "Ejecutar"

 

Reflexion

 

Yo pienso que es muy importante saber accesar de diversas maneras, no solo a Microsoft Excel si no tambien a otros programas ya que esto es de gran utilidad porque puede ahorrar un poco de tiempo y trabajo, al saber accesar a excel se podra tener mucha facilidad para localizar el programa antes de realizar un trabajo por medio de la hoja de calculo.(imagen 1.4)

 

1.4 Microsoft Office Excel

Las Ventanas De Aplicación

Y ¿Para que es esto?

En Microsoft Office Excel se maneja la hoja de calculo y por "default" esta va titulada "libro 1"(imagen 1.0) ya que es el primer documento elaborado desde que se abrió el programa, si se cierra el documento y se abre de nuevo llevara por titulo "libro 2"(imagen 1.1) ya que es el segundo documento elaborado, cada hoja de calculo que exista en Excel tendra 65536 filas, 256 columnas y 16777 celdas(imagen 1.2)

1.1 Segundo titulo colocado por default

1.0 Titulo colocado por default

1.2 Ultima fila y ultima columna

En Microsoft Office Excel existen muchas herramientas de trabajo y ventanas de aplicaciones distintas que van desde modificar celdas hasta insertar imágenes y modificaras.

A) Archivo

En la ventana de archivo se muestran diversas acciones ya sea enviar por correo, abrir un nuevo documento, guardar una hoja de calculo, ademas muestra los documentos realizados mas recientes(imagen 1.3)

1. Nuevo: te permite abrir una nueva hoja de calculo

2. Abrir: con este acceso puede abrir un documento ya existente

3. Guardar: guardas el progreso de la hoja de calculo (con titulo ya existente)

4. Guardar: como: te ayuda a guardar un documento de Excel con un titulo necesitado

5. Imprimir: puedes imprimir una hoja de calculo realizada tras algunas preferencias de impresión

6. Preparar: prepara el documento para su distribución

7. Enviar: mediante este medio puede mandar la hoja de calculo ya sea por fax o por e-mail

8. Publicar: puedes hacer publico el documento con diversas opciones

9. Cerrar: cierra el documento sin embargo no cierra el programa

10. Muestra los documentos mas recientes

1.3 Menú archivo

B) Edicion 

Como su nombre lo menciona, este menú te permite editar varias acciones como los mas comunes que serian deshacer o rehacer. (imagen 1.4)

1. Deshacer: cancela una acción realizada anteriormente

2. Rehacer: vuelve a realizar una actividad deshecha

3. Cortar: corta una imagen, texto, numero, etc. para volverlo a ubicar en un sitio diferente o parecido

4. Copiar: en vez de cortar la imagen y quitarla esta acción crea una copia para después pegarla a gusto

5. Pegar: tras realizar cualquiera de las 2 anteriores acciones se procede a realizar esta para la ubicacion

6. Rellenar: rellena una o mas celdas con contenido determinado

7. Borrar: elimina diversos contenidos escritos

8. Eliminar: a diferencia de la acción anterior, esta no se limita únicamente a un contenido escrito

9. Mover o copiar hoja: Puedes situar la hoja en otra parte del libro o simplemente creas una copia exacta de ella

10: Buscar: mediante esta acción puedes buscar un contenido en la hoja de calculo

11: Remplazar: puedes sustituir un contenido por otro

1.5 Menu Edición

C) Vista

Mediante este menú se realizan diversas acciones que influyen en el alcance de las herramientas y aplicaciones normalmente sirven para mostrar algún contenido o barra de herramientas, así como para facilitar la visualización.(imagen 1.6)

1. Normal: produce la visualización común de la hoja de calculo

2. Diseño de pagina: principalmente facilita la visualización como preliminar a una impresión (parecido a lo que aparece en una hoja)

3. Vista de salto de pagina: muestra donde se interrumpe el documento al imprimir

4. Vista personalizada: una vez guardado un conjunto de valores y formatos puede volver a utilizarse mediante este medio

5. Pantalla completa: facilita la vista del documento en cuanto al espacio que ocupan las barras ya que este las oculta

6. Mostrar u ocultar: con esta herramienta puedes hacer visibles diversos materiales que pueden ser de utilidad como la barra de formulas, la cuadricula, la regla de medida entre otras

7. Zoom: Puedes ajustar la vista de la hoja de calculo con los valores pre diseñados o propios

8. 100%: visualiza la hoja de calculo a una escala de 100%

9. Amplificar sección: con esta herramientas enfocas un área en especifico previamente seleccionada

10. Nueva ventana: abre una ventana nueva con una hoja de calculo

11. Organizar todo: coloca en mosaico todas las pantallas paralelas abiertas

12. Inmovilizar panel: mantiene una hoja fija mientras se desplazan las demás

13. Mostrar y ocultar: muestran y ocultan una ventana de la hoja de calculo

14. Guardar área de trabajo: guarda el diseño actual de las paginas para reanudarlo mas tarde como si no se hubiera pausado

15. Cambiar ventana: cambia a una ventana diferente de excel

16. Macros: desde aquí se puede ver la lista de macros y se puede grabar o ejecutar uno

1.6 Menu Vista (Ver)

D) Insertar 

Este menú facilita la inserción de diferentes tipos de contenidos, este puede ser una gráfica, tabla dinamia o imagen(imagen 1.7)

1. Tabla dinámica: es una herramienta normalmente usada para resumir los datos en una tabla

2. Tabla: crea una tabla para visualizar y administrar los datos relacionados

3. Imagen: inserta una imagen desde un archivo

4. Imagen pre diseñada: inserta una imagen ya existente por parte de microsoft excel

5. Formas: coloca diversas autoformas a elegir las cuales pueden incluir texto o modificaciones de fondo, etc.

6. SmartArt: inserta un gráfico con diversos diagramas de proceso

7. Columnas: inserta un gráfico de columnas, útiles para las graficar categorías

8. Lineas: crea una gráfica con lineas usualmente utilizadas para las medidas de tiempo

9. Circular: los gráficos circulares normalmente se usan para facilitar la vista de las proporciones y esta es la herramienta

10. Barra: esta herramienta te muestra como realizar una gráfica de barras útiles para diferenciar entre colores

11. Área: inserta un gráfico basado en el mejo de áreas

12. Dispersión: inserta un gráfico basado en XY

13. Otros gráficos: el resto de los gráficos que no se muestran a simple vista se encuentran aquí

14. Hipervinculo: agrega un enlace de la pagina web a un texto, imagen, gráfica, etc.

15. Cuadro de texto: inserta un cuadro de texto en su mayoría muy útil para textos un poco mas extenso q simples etiquetas

16. Encabezado y pie de pagina: agrega un texto determinado como encabezado y pie de pagina

17. WordArt: mediante esta herramienta de inserción se coloca un archivo wordart los cuales utilizados para resaltar un texto o etiqueta

18. Linea de firma: es un espacio dedicado a la firma de cualquier persona

19. Objeto: inserta un objeto incrustado

20. Simbolo: añade símbolos de copyright, marca registrada, team mark, etc

1.7 Menu insertar

E) Diseño de pagina

Por este menú es mas fácil el manejo de la pagina y su diseño incluso algunas partes de su contenido, puedes manipular los margenes, la orientación, el fondo y hasta las vistas de imprecion, es una forma mas amplia y compleja de visualización

F) Formulas

Microsoft excel es muy reconocido por la capacidad de realizar cálculos y formulas que van desde simples sumas hasta los mas complejos cálculos, por lo cual es una de las herramientas mas recurridas por los contadores y administradores, incluso es útil hasta para las tareas mas sencillas como podría ser las asistencias, manejo de cuentas, cotización de costos, comparaciones y una infinidad de utilidades y todo esto gracias a las formulas.

Mediante el menú insertar formula puedes tener acceso a un sin fin de cálculos y puedes seleccionar el que mas te sea útil y a la ves estas se clasifican en autosumas, financieras, logicas, textos de fecha y hora.(imagen 1.8)

1.8 Formulas

G) Menu Datos

En este menú puedes organizar los datos de manera que se te facilite trabajarlos al igual que puedes filtrar datos ordenarlos por orden alfabético a-z o z-a o por numeración (imagen 1.9)

Puedes elaborar textos y dividirlos a gusto en celdas sin tener que estar escribiendo palabra por palabra e ir cambiando de celdas al igual que es útil la consolidación de datos ya que el trabajo ahorrado es mayor, también puedes verificar estos mismos con las herramientas presentadas en el cuadro de datos.

1.9 Menu de Datos

H) Menú Principal

Uno de los mas importantes menú ya que incluye una parte "resumida" de la mayoría de los menú como los mas importantes que serian la alineación y la fuente, (imagen 2.0) los cuales muestran lo principal de cada menú y lo básico podría decirse. Pero en esos menú se oculta una gran y amplia gama de formatos que no aparecen a simple vista como la alineación distribuida, la orientación, y mas de un tipo de valores como pesos, euros, metros, millas, litros, etc. (imagen 2.1) (imagen 2.2) (imagen 2.3)

2.0 Menu principal

2.1 Menu Alineacion

Reflexión

Yo opino que es muy importante conocer todos los aspectos de microsoft office excel ya que es un programa de microsoft que brinda muchos tipos de facilidades las cuales en determinado momento podemos necesitar, pero de nada sirve tener un buen programa si este no se sabe utilizar, así que es recomendable saber y conocer con lo que en un futuro trabajaremos.

Tipos de Dato

Los Datos en Microsoft Office Excel

En Microsoft Office Excel se utilizan celdas para manejar los datos pero estos datos varían por su contenido el cual los clasifica de diversas maneras, para facilitar su aplicación, así como para diferenciar un dato de otro, y estos datos son las etiquetas o rótulos, valores, funciones y las formulas, las cuales continuación se explicaran detalladamente.

Tipos de Datos

A ) Etiquetas o rótulos
Las etiquetas o rótulos común y erróneamente son llamados textos, es un dato erróneo ya que no puede ser un texto, porque carece de cantidad de caracteres, ademas de que los textos suelen ser mucho mas extensos, y las etiquetas son conceptos o ideas normalmente son de 1 palabra a 5 o un poco mas. Ademas de que las etiquetas a diferencia del resto de tipos de datos, en automático estos adquieren una alineación hacia la izquierda.


B ) Valores
Los valores o "numeritos" como equivocadamente llaman algunos, simbolizan una cantidad determinada o un valor el cual puede ser colocado a gusto, los valores son unos de los datos mas importantes ya que gracias a estos, se realizan las formulas y las funciones, ademas de que debe ser un dato, preciso ya que el cambiar un valor por muy pequeño que sea el cambio, alteraría mucho una hoja de calculo así también como su diverso posicionamiento, pues entorno a los valores van las formulas y funciones, estos valores por naturaleza o en automático tienen una alineación hacia la derecha.


C ) Funciones
Las funciones pueden parecerse a las formulas con la pequeña diferencia de que esta especifica una acción precedida por un símbolo de igual "=" estas indican desde sumas y restas hasta, raíces y especificaciones de contar cantidad de datos, valorar, etc. puede diferenciarse fácilmente pues estas normalmente llevan una etiqueta o acción como "=Suma(x:y)" "=Promedio(x:y)", y un sin fin de funciones. estas pueden variar relativamente a los valores en cuanto al auto rellenado.

La Barra Fx muestra la función

D ) Formulas
Las formulas por otra parte expresan un método mas matemático ya que envés de llevar caracteres que indiquen una acción lleva formulas aritméticas como podría ser la suma la resta, división, multiplicación, etc y estos son expresados por los símbolos: +, -, /, *, etc. al igual que las funciones el valor con el auto rellenado este es relativo.

Se demuestra la formula en la barra Fx

Reflexión
Es importante saber cual es la clasificación de datos porque ademas de darle un toque profesional al conocimiento permite saber específicamente que es cada carácter sobre cada celda, ya que no solo son un montón de "letritas símbolos y numeritos", si no que tienen su valor su significado y su especificación y clasificaciones.